วันพุธที่ 21 สิงหาคม พ.ศ. 2556

การทำบัญชีด้วย excel

การทำบัญชีปกติจะบันทึกด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปครับ แต่รู้วิธีการบันทึกแบบ manual ก็เป็นเรื่องดีให้รู้ที่มา มาดูกันว่าเขาบันทึกบัญชีกันอย่างไร กว่าจะมาเป็นงบการเงินให้นักลงทุนตาดำๆอย่างเราได้อ่านกันมันลำบากอย่างไร

แนวคิดการบันทึกบัญชี

แนวคิดทางบัญชีปัจจุบันนำเสนองบการเงินบนแนวคิด Balance Sheet Approach นั่นคือถ้ามูลค่าหรือการวัดมูลค่างบดุลถูกต้อง งบกำไรขาดทุนก็จะถูกต้อง โดยการรับรู้กำไรขาดทุนระหว่างงวดเป็นไปตามทฤษฎีการรักษาระดับทุน (Capital Maintenance) แต่นั่นไม่ใช่เรื่องใหญ่สำหรับการวิเคราะห์งบการเงิน เพราะในเบื้องต้นนั้นงบการเงินที่จะนำเข้ามาใช้ในการวิเคราะห์ควรต้องน่าเชื่อก่อน นั่นคือต้องผ่านการตรวจสอบหรือผู้ใช้งบการเงินเชื่อมั่นระดับหนึ่งว่า งบการเงินได้มีการจัดเตรียมและนำเสนออย่างถูกต้องตามควรถ้างบนำเสนอไม่ถูกต้อง ผลการวิเคราะห์ก็ไม่ถูกต้อง
เมื่อแนวคิดทางบัญชีนำเสนอบนหลักของ Balance Sheet Approach การอ่านงบดุลจึงให้มุมมองในอีกมิติ ที่งบกำไรขาดทุนไม่สามารถชี้ภาพของธุรกิจได้ทั้งหมด

เดบิต เครดิตคืออะไร

ข้อสังเกต เดบิตและเครดิตทางบัญชีอาจจะอธิบายได้ยาก บางคนอาจสรุปง่ายๆ ว่า คือ ซ้ายกับขวา ซ้ายเป็นด้านสินทรัพย์และค่าใช้จ่าย ขวาเป็นการบันทึกด้านหนี้ ทุน รายได้ เท่านี้หรือ ไม่ได้ต่อยอดความรู้อะไรเพิ่มขึ้นและเชื่อมโยงกับนิยามตามแม่บทการบัญชีและหลักทางการเงินไม่ได้เลย แต่ถ้าเปลี่ยนใหม่มามองว่า เดบิตและเครดิต คือ ด้านการบันทึกแหล่งที่ใช้ไปของทุนและที่ได้มาของทุน เราจะเห็นภาพเชื่อมโยงทั้งหมดระหว่างบัญชีและการเงิน แม้แต่นิยามสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย ตามแม่บทการบัญชีก็สอดคล้องด้วยเช่นกัน
เดบิต เครดิต คืออะไร

  • เดบิต = เครดิต
  • ที่ใช้ไปของเงิน (used of fund) = ที่มาของเงิน (source of fund)
  • สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน
  • สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน + กำไรสะสม
  • สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน + รายได้ - รายจ่าย
  • สินทรัพย์ + รายจ่าย = หนี้สิน + ทุน + รายได้


การวิเคราะห์รายการค้า 

ทุกรายการการค้าที่เกิดขึ้น มันมีที่มาที่ไปครับ ไม่มีอะไรเกิดขึ้นลอยๆ รูปนี้ทำให้ช่วยบันทึกบันชีง่ายขึ้นครับ รายการค้าโดยทั่วไปเกี่ยวข้องกับ 5 กลุ่มคือ สินทรัพย์ หนี้สินทุน รายได้  และ รายจ่าย การบันทึกบัญชีเขามองเป็นหลักบัญชีคู่คือ ทุกรายการค้าต้องมีที่มากับที่ไป เวลาลงบัญชี เราจำแค่สูตรเพิ่มก็พอครับถ้ารายการไหนลดลงก็ลงบัญชีสลับกัน ลองดูตัวอย่างแล้วจะเข้าใจ
การบันทึกบัญชีสูตรเพิ่มขึ้น

ขายของได้เงินสดมา 1000 บาท จะลงรายการทางบัญชีอย่างไร การขายของได้ เงินสด เมื่อได้เงินสด ก็สินทรัพย์เพิ่มเพราะฉะนั้น "เดบิต เงินสด 1000 บาท" สินทรัพย์ที่เพิ่มขึ้นมาจากรายได้เพิ่ม อีกด้านหนึ่งต้องเครดิต 1000 บาท

  • เดบิต เงินสด                  1000    (สินทรัพย์เพิ่ม)
    • เครดิต ขายสินค้า 1000    (รายได้เพิ่ม)


นำเงินไปฝากธนาคาร 1000 บาท ตอนนี้เงินออก 1000 บาท (สินทรัพย์ลด) เพราะฉะนั้น ต้องเครดิต เงินสด 1000 บาท อีกด้านหนึ่งก็จะต้องเป็นเดบิต โดยเอาเงินไปให้ธนาคาร (สินทรัพย์เพิ่ม) เพราะฉะนั้น ก็จะเดบิตธนาคาร 1000 บาท รูปบัญชีก็จะเป็น


  •  เดบิต เงินฝากธนาคาร 1000           (สินทรัพย์เพิ่ม)
    • เครดิต เงินสด     1000             (สินทรัพย์ลด)


ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ 1000 บาท จะเห็นได้ว่าไม่ได้เงินสด แต่ได้ลูกหนี้ เพราะฉะนั้น จะต้อง เดบิต ลูกหนี้การค้า(สินทรัพย์เพิ่ม) และเครดิต ขายสินค้า (รายได้เพิ่ม)

  • เดบิต ลูกหนี้การค้า                    1000 (สินทรัพย์เพิ่ม)
    • เครดิต เครดิตขายสินค้า  1000 (รายได้เพิ่ม)

ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ 1000 บาท เป็นรายการประเภท "เจ้าหนี้" เพราะฉะนั้น ก็จะลงรายการเป็น "เครดิต เจ้าหนี้การค้า"(หนี้เพิ่ม) อีกด้านหนึ่งก็จะเป็น "เดบิต ซื้อสินค้า" (สินทรัพย์เพิ่ม)

ขายสินค้าราคา 1000 บาทมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% (เท่ากับ 70 บาท) ทั้งหมดลูกค้าจ่ายเป็นเงินสด ข้อนี้จะมีรายการมากขึ้น ต้องมาวิเคราะห์ให้ดีครับว่าได้อะไรบ้าง อย่างแรก ได้เงินสดแน่นอน 1000 บาท (สินทรัพย์เพิ่ม) และเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่มจากลูกค้าอีก 70 บาท ภาษีคุณได้รับมา เพราะฉะนั้น ก็จะต้องเดบิต ภาษีมูลค่าเพิ่มอีก 70 บาท (รายจ่ายเพิ่ม) ส่วนเหลือก็จะเครดิตรายการขาย 1070 บาท (รายได้เพิ่ม)

นี่คงเป็นหลักการง่ายๆ ที่พอจะทำให้เข้าใจได้ว่าเมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้นเราจะเดบิตเครดิตรายการอย่างไร จากนั้นนักบัญชีจะนำไปจัดทำเป็นรายงานทางการเงินครับ
ภาพแสดงการจัดทำรายงานทางการเงินของนักบัญช่ี

ต่อไปมาดูวิธีการบันทึกบัญชี และปิดงบใน excel บรรยายโดย อ.มานพ สีเหลือง ครับ

จัดทำสมุดรายวันทั่วไป

 

จากนั้นก็นำข้อมูลจากสมุดรายวันทั่วไป มาจัดทำบัญชีแยกประเภททั่วไป



สรุปข้อมูลมาเป็นงบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงิน(งบดุล)

ความสัมพันธ์ระห่วางงบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงิน(งบดุล)

งบกำไรขาดทุน
งบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล)

1 ความคิดเห็น :

สงสัยอะไรถามได้ครับผม